Viagem Manual sem Cálculos de Comissão e Receita
Criar Viagem - Situação Planejada
Para criar uma viagem acesse lançar no menu principal e selecione viagens.
Clique em criar no canto superior direito da tela.
No quadro informações preencha:
- Veículo: selecione o veículo que fará a viagem. Cada registro de viagem permite a seleção de apenas um veículo;
- Colaborador: ao selecionar o veículo o colaborador é sugerido caso ele esteja vinculado no cadastro, porém você pode selecionar outro colaborador responsável pela viagem;
- Data/hora: informe a data e hora da criação do registro;
- Rota: informe a rota que será percorrida;
- Previsão de saída: informe a previsão de início da viagem. Caso esteja ativo em parâmetros, o sistema impedirá a criação de uma nova viagem com a mesma data e hora prevista para o mesmo veículo;
- Previsão de retorno: informe a previsão de retorno;
- Modelo de checklist para saída: neste campo você pode exigir que antes de iniciar uma viagem o condutor execute um checklist. Porém, a execução do checklist é feita somente pelo aplicativo Sofit View, então o condutor deve ter acesso a ele.
- Situação: este campo define qual o status atual da viagem. Você pode definir cada registro como planejada, em andamento e terminada;
- Nº documento: informe o número da documentação interna;
- Peso transportado (tonelada): insira o peso em toneladas da carga transportada;
- Observações: caso queira, insira uma observação;
Feito isto, clique em salvar no canto superior direito da tela.
Início da Viagem – Situação Em Andamento
Quando a viagem é iniciada você pode inserir os dados e alterar a situação para em andamento.
Não há uma ordem específica para estas alterações, você pode adicionar os registros como desejar.
Para este exemplo vamos primeiramente alterar a situação da viagem.
Clique em editar no canto superior direito da tela.
Altere o campo situação para em andamento.
E clique em salvar no canto superior direito da tela.
Para adicionar as receitas referente a viagem deslize a tela para baixo e encontre o quadro receitas.
Clique em editar receitas.
No quadro receitas preencha os campos:
- Data/hora: informe a data e a hora do registro da receita;
- Nº de documento: informe o número do documento interno referente a receita;
- Cliente: selecione o cliente responsável pela receita. Este cliente deve estar cadastrado no sistema;
- Valor: informe o valor da receita;
- Observação: caso queira, insira uma observação.
Se por acaso houver mais de uma receita, você pode adicioná-la clicando em adicionar novo item.
No quadro informações, você também pode inserir o peso bruto total combinado.
Após concluir o processo, clique em salvar no canto superior direito da tela.
Para informar um adiantamento você deve ir até o quadro adiantamentos.
Clique em editar adiantamentos.
No quadro adiantamentos preencha os campos:
- Data/hora: Informe a data e a hora do adiantamento;
- Valor: informe o valor pago.
Se por acaso forem concedidos mais valores posteriormente, você pode voltar a esta etapa e clicar em adicionar novo adiantamento para incluí-los.
O acerto de viagem geralmente é preenchido quando todo o processo é encerrado. Então no momento, mantenha este quadro em branco.
Após isto, clique em salvar no canto superior direito da tela.
Para controlar a distância percorrida na viagem, você deve registrar um controle de portaria.
Então vá até o quadro controles de portaria e clique em criar controle de portaria.
No quadro portaria de saída preencha os campos:
- Data de saída: informe a data e hora que o veículo partiu para viagem;
- Hodômetro de saída: este campo é preenchido com o último registro de hodômetro no sistema, porém você pode alterá-lo;
- Portaria: selecione qual a portaria de saída do veículo.
Por fim, clique em salvar no canto superior direito da tela.
Caso seja de seu interesse, o sistema também possui a funcionalidade de alterar o status das viagens através do controle de portaria, diminuindo o processo manual do módulo.
Quando o controle de portaria é criado dentro da viagem a situação dela é alterada para em andamento automaticamente. Porém, para isso é necessário solicitar ao suporte Sofit que ative esta função na sua base.
Para informar as despesas referente a viagem vá até o quadro despesas.
Clique em criar despesa.
No quadro informações, alguns campos são preenchidos conforme os dados da viagem. Caso queira, pode completar as informações nos restantes.
No quadro itens da despesa preencha os campos:
- Veículo: selecione o veículo da viagem;
- Item: informe o serviço, a peça, o combustível ou qualquer outro item que é referente ao registro;
- Qtde: informe a quantidade;
- Valor Unit.: informe o valor de cada item;
- Valor: informe o valor total da despesa;
- Hodômetro: este campo é obrigatório quando a despesa é do tipo combustível, porém você também pode informar o dado nos outros itens caso queira;
- Garantia utilização: se o item possui garantia por utilização, informe neste campo;
- Garantia dias: se o item possui garantia por dias, informe neste campo;
Perceba na tabela que existe uma coluna descrita como pago c/ adiant. (Pago com Adiantamento).
Você deve marcar esta opção caso os valores das despesas tenham sido pagos através do adiantamento efetuado ao condutor.
Após completar o processo, clique em salvar no canto superior direito da tela.
O último quadro da tela de viagens permite anexar arquivos a esta viagem.
Caso deseje anexar, basta clicar em anexar arquivo e selecionar o arquivo desejado na sua máquina.
Pronto! Os dados iniciais da viagem foram todos registrados no Sofit View.
Você pode perceber que no quadro resumo da viagem alguns valores já foram adicionados, porém a conclusão dos dados só será realizada quando a situação da viagem for alterada para terminada.
Fim da viagem – Situação Terminada
Antes de alterar a situação da viagem é necessário realizar algumas etapas.
Primeiramente realize o acerto do adiantamento pago ao condutor.
Vá até o quadro adiantamentos e clique em editar na coluna ações.
No campo resumir o sistema efetua o desconto das despesas que foram marcadas como pagas com adiantamento.
Então no quadro acerto da viagem informe:
- Data do acerto: a data e hora que foi realizado o acerto;
- Saldo do acerto: informe o saldo obtido no acerto. Este campo deve ser preenchido pois os valores calculados pelo sistema podem ser diferentes do realizado;
- Observações: caso queira insira uma observação.
Feito isto, clique em salvar no canto superior direito da tela.
Se um controle de portaria foi aberto, é necessário fechá-lo.
Vá até o quadro controles de portaria e clique em editar na coluna ações.
Vá até o quadro portaria de entrada e preencha os campos:
- Data de entrada: informe a data e hora de retorno do veículo;
- Hodômetro de entrada: informe o hodômetro atual;
- Portaria: selecione por qual a portaria o veículo retornou.
Feito isto, clique em salvar no canto superior direito da tela.
Caso necessite você ainda pode alterar ou adicionar mais dados no registro da viagem.
E por fim, o último passo é encerrar esta viagem.
Se o parâmetro alterar o status das viagens através do controle de portaria estiver ativo na sua base, ao lançar a portaria de entrada um aviso é emitido em tela solicitando a confirmação do encerramento da viagem. Ao confirmar a situação é alterada para terminada.
Caso a função não esteja ativa, o processo é realizado de forma manual. Então clique em editar no canto superior direito da tela.
Altere a situação para terminada.
E clique em salvar no canto superior direito da tela.
Feito isto, agora é possível visualizar todo o resumo da viagem calculado pelo Sofit View.
Os dados do resumo são:
- Total de Receitas: soma do valor de todas as receitas;
- Margem sem comissão: total de receitas - despesas (despesas + custo combustível);
- Margem: total de receitas – custo total (comissão + despesas + custo combustível);
- Margem (%): total de receitas / margem;
- Receita/KM: total de receitas / distância percorrida;
- Custo/KM: (comissão + despesas + custo combustível) / distância percorrida;
- Saldo/KM: receita/km - custo/km;
- Comissão: valor total das comissões;
- Despesas: valor total das despesas;
- Custo Combustível: valor total dos abastecimentos;
- Custo total: comissão + despesas + custo combustível;
- Litros de combustível: quantidade total de combustível utilizado;
- Consumo: se o consumo do veículo for em km/litro, é a distância percorrida / litros de combustível. Se for em litros/h, são os litros de combustível / distância percorrida;
- Distância percorrida: distância total percorrida na viagem, levando em conta os dados entre portarias.
O campo comissão não é preenchido, pois neste exemplo foi definido que a comissão não seria calculada automaticamente.