Registrar Dados em uma Viagem
O módulo de viagens foi desenvolvido no aplicativo com o objetivo de diminuir o trabalho do gestor de frota, passando para o condutor a responsabilidade de informar registros durante o trajeto.
Porém, primeiramente para que seja liberado o acesso ao módulo de viagens no aplicativo, é necessário solicitar ao suporte Sofit que ative esta função na sua base.
Após isto, faça uma análise na sua base do Sofit View e verifique se existem controles de portaria em aberto. Se houver, edite o registro e informe a data e hora da entrada da portaria.
Agora é necessário ativar na sua base dois parâmetros do controle de portaria.
Acesse configuração no canto superior direito da tela e selecione parâmetros.
Clique em controle de portaria e ative os dois parâmetros:
- Validar o veículo ao criar um controle de portaria;
- Validar o motorista ao criar um controle de portaria.
Feito isto, clique em salvar.
Esta tarefa é realizada apenas uma vez no sistema, após isto, você já pode utilizar todas as funções de viagens no aplicativo Sofit View.
Outras regras que devem ser respeitadas para utilizar viagens no aplicativo são:
- O colaborador responsável deve possuir perfil compatível para acessar o aplicativo e liberações mínimas para sua utilização;
- Para que a viagem fique visível no aplicativo, do colaborador deve ser selecionado como responsável no momento da criação do registro;
- Somente viagens com a situação planejada e em andamento podem ser visualizadas no aplicativo;
- Pelo aplicativo não é possível inserir receitas, adiantamentos e anexos;
- O módulo de checklist pode ser vinculado a viagem, exigindo que o colaborador execute um checklist antes de iniciar um trajeto, porém o modelo de checklist só pode ser selecionado quando a viagem é criada na web.
Dito isto, podemos demonstrar o funcionamento do módulo.
Acesse o aplicativo Sofit View e visualize a tela do condutor. Quando a viagem é direcionada para o colaborador indicado, um atalho fica visível na tela inicial para dar início ao registro.
Você também pode acessar todas as viagens clicando no ícone com três traços no canto superior esquerdo.
Depois selecione viagens.
Nesta tela as viagens exibidas são apenas relacionadas ao usuário e estão separadas entre planejadas e em andamento.
Para exemplo vamos selecionar uma viagem com a situação planejada.
Uma parcial das informações principais é listada em tela.
Para começar, clique em iniciar viagem.
Note que neste exemplo um alerta é gerado informando que um checklist deve ser executado antes de iniciar a viagem.
Isto ocorre porque na criação deste exemplo de viagem foi definido que um checklist deve ser executado antes de iniciá-la, então o aplicativo não permite dar continuidade no registro sem que primeiro o colaborador execute um checklist.
Caso o checklist não seja selecionado na criação da viagem, o aplicativo não exibe o alerta.
Então para continuar, clique em iniciar checklist.
Informe nos campos:
- Colaboraodor: o colaborador que irá executar o checklist;
- Veículo: o veículo aparece preenchido, pois você já o selecionou na tela anterior;
- Hodômetro: o hodômetro atual do veículo.
O próximo passo é clicar em iniciar e executar o checklist normalmente.
Para saber mais sobre como executar um checklist, acesse o material Checklist no Sofit View.
Ao terminar, o sistema exibe uma parcial das informações.
Se tudo estiver ok, clique em salvar e finalizar.
Selecione por qual portaria o veículo está saindo e clique em salvar e avançar.
Após isto, o sistema cria automaticamente um controle de portaria e altera a situação da viagem para em andamento.
Se você acionar o botão voltar, verá que a viagem saiu do quadro planejada e agora está no quadro em andamento.
Como dito anteriormente, o módulo foi desenvolvido para que o colaborador informe os registros durante o trajeto, ou seja, suas despesas.
Então para criar uma clique em lançar despesa.
Informe nos campos:
- Veículo: este campo não pode ser modificado, pois o sistema replica a informação inicial do veículo;
- Hodômetro do veículo: insira o hodômetro atual do veículo. Caso a despesa seja referente a um combustível, este campo torna-se obrigatório;
- Data e hora: informe a data e hora da despesas;
- Fornecedor: selecione o fornecedor;
- Nº do documento: informe o número da documentação interna;
- Foto do comprovante: caso queira, pode inserir a foto do comprovante da despesa.
Agora deslize a tela para baixo, clique em adicionar um novo item e preencha os campos:
- Item: selecione o item relacionado a despesa;
- Quantidade: informe a quantia de itens;
- Valor total: informe o valor total do item;
- Pago com adiantamento: marque este campo caso o item tenha sido pago com o valor adiantado ao colaborador.
Após completar os dado, clique em criar item.
Feito isto, o item é adicionado ao registro da despesa.
Você pode adicionar mais itens a este mesmo registro de despesa, basta clicar novamente em adicionar um novo item e registrá-los.
Após completar o processo, clique em salvar.
A tela inicial da despesa é exibida novamente, caso seja necessário você pode informar um novo registro de despesa para a viagem.
Quando o condutor chegar ao seu destino ou realizar alguma pausa no trajeto, ele também deve informar ao sistema.
Para isto, clique em chegou ao destino.
Preencha nos campos exibidos:
- Hodômetro: informe o hodômetro atual do veículo;
- Data/hora: informa a data e hora da chegada;
- Portaria: selecione a portaria de entrada.
Feito isto, clique em salvar e avançar.
Como o Sofit View permite criar registrar pausas durante o trajeto, o sistema pergunta se você quer realmente terminar a viagem ou apenas registrar uma parada.
Se você selecionar continuar a viagem, o Sofit encerra a portaria anterior e aguarda até a criação da nova portaria.
Se você selecionar terminei a viagem um novo aviso é exibido na tela por segurança.
Para finalizar clique em terminar viagem.
Pronto! Dessa forma, o registro da viagem altera a sua situação automaticamente para terminada, a portaria é fechada e não é necessário realizar mais nenhuma ação pelo aplicativo.
Os próximos passos são executados na web pelo gestor.
Criar Viagem pelo Aplicativo
Também há a possibilidade de criar a viagem pelo aplicativo.
Porém, como dito anteriormente, não é possível adicionar receita, adiantamento, checklist e anexos pelo aplicativo.
Para criar a viagem clique no ícone mais no inferior da tela.
Selecione viagens.
Clique em iniciar uma nova viagem.
Preencha os campos:
- Veículo: o veículo que será utilizado no trajeto;
- Rota: a rota que será percorrida;
- Portaria: selecione por qual portaria que está saindo o veículo;
- Hodômetro: insira o hodômetro atual do veículo;
- Alguma observação: caso queira adicionar um comentário, como por exemplo o motivo de estar iniciando uma viagem, você pode clicar neste espaço e inserir a informação no campo que é exibido.
Após completar o processo, clique em iniciar viagem.
Feito isto a viagem é criada e os próximos passos são os mesmos demonstrados anteriormente.