Como Funciona no Sofit View?
Para o correto funcionamento deste módulo você deve primeiramente criar o Contrato de Locação e vincular os veículos. Este processo é ensinado através do link do artigo Contratos de Locação.
Após isto, crie o fornecedor informando os campos obrigatórios que são:
- Razão social: informe a razão social do fornecedor;
- Tipo: o tipo de fornecedor deve obrigatoriamente ser o locadora.
Caso queira saber detalhes de como cadastrar um fornecedor acesse o link para o artigo Cadastros de Clientes e Fornecedores.
Após isto salve o processo.
Agora com o arquivo Excel da fatura em mãos, acesse novamente o cadastro do fornecedor e clique no ícone configurar arquivo de conferência de faturas.
Os dados informados nesta janela devem ser os mesmos informados no seu arquivo Excel.
Então informe o nome da guia do arquivo onde estão os dados e relacione os campos do Sofit View com as colunas do seu arquivo.
Feito isto clique em salvar.
Agora para realizar uma conferência acesse lançar no menu princiapal e selecione conferência de pré-faturas.
Clique em criar no canto superior direito da tela.
Preencha nos campos:
- Locadora: a locadora, que deve estar cadastrada como fornecedor e ser do tipo locadora;
- Tipo de fatura: o tipo de fatura, que será locação;
- Mês da competência: o mês da competência, ou seja, o mês que será analisado. O sistema não incluirá na conferência as medições que foram pagas ou canceladas;
- Contrato de locação: e o contrato de locação. Caso não o informe, o sistema irá realizar a conferência de todos os contratos registrados.
Após isto clique no campo abaixo e selecione o arquivo na sua máquina.
O sistema irá processar os arquivos e quando encerrar um e-mail é enviado ao usuário e a situação é alterada para pendente.
Nesta etapa você pode verificar se houveram erros na leitura dos registros.
No lado direito, você pode filtrar o tipo de dado para realizar o tratamento.
- Todos com erro: são listados todos os registros que não possuem medição ou pré-fatura.
- Sem medição: neste tipo existe um valor a ser cobrado no arquivo da fatura, porém, não existe um valor previsto para este veículo e nesta data de competência no Sofit View. Você pode ignorar este dado ou buscar uma solução. Um exemplo que pode ocorrer é o valor ter sido pago e a locadora está enviando a cobrança novamente.
- Sem pré-fatura: neste tipo existe a medição dentro do Sofit View, porém, a locadora não enviou o valor da cobrança na fatura. Você pode ignorar ou editar este dado. Isto pode ocorrer devido a um erro no cadastro do veículo por exemplo.
- Valores diferentes: como o próprio nome diz, o valor cobrado pela fatura é diferente da medição do Sofit View. Você pode editar o valor ou pode gerar uma diferença, ou seja, o sistema irá criar uma medição do tipo "complementar”, ficando um valor pendente para a próxima fatura. Este valor poderá ser positivo ou negativo.
- Conciliados: são listados todos os dados corretos, ou seja, o valor e a data da fatura são os mesmos registrados pela medição do sistema.
Após realizar todos os tratamentos, você deve aprovar a conferência.
Uma nova janela será exibida, nela você informará:
- Fatura: insira o número da fatura;
- Data da fatura: informe a data da fatura;
- Vencimento da fatura: informe a data de vencimento.
Então, clique no ícone verde para confirmar.
Ao confirmar, a situação é alterada para terminada. O sistema irá gerar todas as despesas referentes a fatura e vinculará com os dados da medição.