O principal objetivo desta funcionalidade é reduzir o trabalho do gestor de frota, pois dessa forma, o próprio motorista pode usar o aplicativo para lançar as despesas que envolvem seu veículo.
Criar Despesa no Aplicativo
Para registrar uma despesa acesse o aplicativo e clique no ícone mais no fim da tela.
Depois selecione despesas.
Clique novamente no ícone mais para adicionar uma nova.
Na tela exibida preencha os campos:
- Veículo: o veículo relacionado a despesa, este campo é obrigatório e somente aparecerá os veículos que estão vinculados ao colaborador que está criando a despesa;
- Hodômetro: informe o hodômetro atual do veículo. Este campo será obrigatório se o item da despesa for do tipo combustível;
- Data e Hora: o aplicativo apresenta a data e hora atual, porém você pode alterá-la;
- Fornecedor: informe a origem da despesa. Se o item da despesa é um combustível, torna-se obrigatório que o fornecedor seja do tipo posto de combustível;
- Número de documento: este campo não é obrigatório e depende da particularidade de cada empresa, porém, geralmente é utilizado para registrar o número da nota fiscal;
- Foto do comprovante: neste campo você pode tirar uma foto ou usar uma da galeria para enviar o comprovante da despesa.
No fim da tela temos o campo itens da despesa. Será neste campo que você informará qual a despesa que foi gerada para o veículo.
Então, clique em adicionar um novo item.
Uma nova janela é exibida para que você informe:
- Item: informe a peça, o serviço, o combustível, ou qualquer outro tipo de despesa. Lembrando que, se o item for um combustível e o veículo da informado na despesa controla hodometro, é obrigatório informar o hodometro;
- Quantidade: informe a quantidade de itens;
- Valor: informe o valor total da despesa.
Feito isto, clique em criar item.
Para despesas de reparo de pneus, existe uma regra específica para uso no aplicativo.
Ao selecionar o item Conserto / Reparo de pneu um novo campo chamado pneu é exibido em tela.
Neste campo aparecerão apenas os pneus que foram enviados para reforma.
Selecione qual o pneu será reparado, informe o valor e clique em criar item.
Após isto clique em salvar.
Você ainda pode visualizar os dados da despesa clicando na identificação e caso queira, ainda tem a opção de editá-la.
Despesas criadas pela web não aparecerão na lista do aplicativo, pois o foco desta funcionalidade é para registros de despesas realizadas pelo motorista.
Regras e Validações do Aplicativo
- Para utilizar o módulo de despesas pelo aplicativo, o usuário deve estar habilitado para visualizar o módulo no Sofit View. O único perfil que não precisa desta habilitação é o administrador;
- No aplicativo, só aparecerão despesas criadas pelo condutor e que foram criadas pelo aplicativo. Despesas criadas na web não aparecerão;
- Não é possível lançar compra e recapagem de pneus, pois é uma regra do aplicativo que a despesa seja relacionada a um veículo;