Controle de Veículo Reserva
Para o correto funcionamento deste módulo você deverá criar um controle para veículo reserva, cadastrar este veículo no sistema e gerar uma histórico de utilização.
Dessa forma, todas as movimentações geradas no período da utilização serão registradas e vinculadas nos históricos do cadastro e do controle do veículo reserva.
Então acesse lançar no menu principal e selecione controles de veículo reserva.
Selecione criar no canto superior direito da tela.
No quadro informações preencha os campos:
- Colaborador: selecione o colaborador responsável pela reserva. Se por acaso este colaborador está vinculado a um veículo principal, o sistema trará automaticamente o seu nome no campo ao lado;
- Motivo: selecione o motivo da criação deste controle;
- Veículo principal: selecione o veículo principal, ou seja, o veículo que será substituído pelo reserva;
- Data de início: informe a data de início da reserva;
- Previsão de término: informe a data prevista para o término desta locação;
- Estado: selecione o estado;
- Cidade: seleciona a cidade;
- Locadora: selecione a locadora fornecedora do veículo. Esta locadora deve estar cadastrada como fornecedor no sistema e ser do tipo locadora;
- Localizador: toda reserva de veículo gera um localizador e você deve informá-lo neste campo. Este código é utilizado para identificar a reserva e será através dele que o sistema fará o controle da reserva.
- Data de retirada agendada: caso a data de início seja diferente da data de retirada, informe neste campo então a data que o veículo será retirado;
- Valor total previsto: insira o valor total previsto da locação. Este valor é definido como previsto, pois a empresa pode optar por devolver o veículo antes ou locar por mais tempo.
- Observação: caso queira, insira uma observação.
Após preencher os dados, finalize clicando em salvar no canto superior direito da tela.
Ao salvar, este controle de veículo reserva é vinculado ao histórico do cadastro do veículo principal.
Feito isto, o próximo passo será cadastrar os dados do veículo no Sofit View.
Cadastro de Veículo Reserva
Para cadastrar o veículo reserva acesse gerenciar no menu principal e selecione veículos.
Clique em criar no canto superior direito da tela.
Ao clicar, uma nova janela aparecerá.
Preencha o check box é um veículo reserva.
Ao selecionar, novos campos surgem na tela.
Estes campos solicitam a placa e a data de início de controle.
Como já recebemos os dados do veículo da locadora e definimos a data e hora da retirada do veículo, podemos inserir estas informações.
Feito isto, clique no ícone continuar para confirmar os dados.
O próximo passo é preencher o cadastro do veículo no sistema. Este processo é o mesmo do veículo principal da frota.
Caso possua dúvidas de como realizá-lo, você pode consultar o material Gerenciar Veículos no Sofit View.
Criar Histórico de Utilizações
Acesse o controle de veículo reserva criado anteriormente e clique na sua identificação.
Procure pela aba histórico.
No campo utilizações, clique no ícone criar.
Nesta etapa você irá registrar a utilização deste veículo.
Esta ação é importante, pois ao receber a cobrança desta reserva, você poderá comparar se os dados registrados no sistema são os mesmos informados pela fatura.
Neste momento, preencha apenas os campos obrigatórios para informar a retirada do veículo da locadora. São eles:
- Veículo reserva: selecione o veículo reserva cadastrado anteriormente;
- Data/hora de retirada: informe a data e hora da retirada do veículo;
- Hodômetro de retirada: informe o hodômetro do veículo quando retirado.
Finalize clicando em salvar.
Feito isto, todas as movimentações geradas no período da utilização, serão adicionadas no histórico do controle da reserva e no histórico do cadastro do veículo como as infrações e despesas por exemplo.
Devolução do Veículo
Acesse novamente o controle do veículo reserva e clique na aba histórico.
Selecione editar.
Informe na janela:
- Data/hora de devolução: informe a data e hora da devolução;
- Hodômetro da devolução: informe o hodômetro atual do veículo;
- Será retirado outro veículo: Se você selecionar não, o histórico da utilização deste veículo é encerrado, porém, o controle permanece aberto. Esta ação é necessária para casos em que é preciso substituir o veículo reserva por outro reserva. Caso selecione sim, o histórico de utilização e o controle de veículo reserva são encerrados pela data e hora registrada na devolução.
- Observação: caso queira, insira uma observação.
Após inserir todas as informações, clique em salvar.
